قائمة تحقق: ضوابط اعتماد المسيّر بشخصين

في رديف

قسّم المسيّر على ثلاث خطوات لا يجمعها شخص واحد: إعداد المسيّر، ثم اعتماده، ثم تسجيل صرفه. هذا ما يسمى فصل الصلاحيات، أو مبدأ المُعِدّ والمعتمِد.

في رديف يولّد النظام مسيّر الشهر لكل شركة، ولا يُعتمد الشهر إلا بعد اعتماد كل سطوره.

وفي الوضع الافتراضي، من يولّد مسيّر الشهر لا يعتمده: يعتمده شخص آخر.

ومن يعتمد المسيّر لا يعتمد سطر راتبه هو: يبقى سطره مسودة حتى يعتمده شخص آخر.

ومن يسجّل صرف الشهر لا يكون ممن اعتمدوا سطوره أو مدخلاتها، مثل السلف والخصومات والمكافآت والعمل الإضافي، في الوضع الافتراضي.

ولا دور مستثنى من هذه القواعد، ولا إعداد في الشركة يعطّلها، إلا وضع «المشغّل الواحد» الموضّح أدناه: فيه يُنفَّذ الإجراء ويُسجَّل أنه نُفّذ بشخص واحد.

في رديف

هل في منشأتك شخصان على الأقل لهما صلاحية الاعتماد المالي؟ بشخص واحد لا يقوم فصل الصلاحيات.

هل راجعت التغييرات على الرواتب والحسابات البنكية منذ الشهر السابق، ومن طلب كل تغيير ومن اعتمده؟

هل يعتمد كل معتمِد سطور غيره فقط، ويترك سطر راتبه لشخص آخر؟

هل من سيسجّل الصرف شخص لم يعتمد سطور الشهر ولا مدخلاتها؟

هل لكل مستخدم حسابه الخاص، والحسابات التي تعتمد المال محمية بالتحقق الثنائي؟

هل تراجع سجل التدقيق لترى الإجراءات التي نُفّذت بشخص واحد؟

في رديف

فالحساب البنكي هو الطريق الذي يصل به الأجر إلى الموظف. وتغييره دون تحقق قد يحوّل الأجر إلى حساب غير حسابه.

لذلك اقبل تغيير الآيبان من الموظف نفسه، واجعل شخصاً ثانياً يعتمده، ولا تجعل التغيير يسري على شهر مضى.

في رديف، تغيير الآيبان المسجَّل يقدّمه الموظف بنفسه من بوابته الذاتية، ويعتمده، في الوضع الافتراضي، شخص ثانٍ غير الموظف.

ويسري الحساب البنكي الجديد من يوم تطبيقه، لا قبله.

وعند اعتماد سطر الموظف في المسيّر يحفظ رديف معه الحساب البنكي الساري في آخر يوم من الشهر.

في رديف

لا تعدّل الراتب في ملف الموظف مباشرة. سجّل التعديل طلباً بتاريخ نفاذه، واجعل شخصاً ثانياً يعتمده.

في رديف، أي تغيير على الراتب أو الآيبان المسجّل طلبٌ يمرّ، في الوضع الافتراضي، على معتمِد ثانٍ قبل أن يدخل المسيّر.

ولا يعتمد الطلبَ من قدّمه، ولا الموظف الذي يخصه الطلب، في الوضع الافتراضي. وتبقى القيم السارية كما هي حتى يُطبَّق الطلب المعتمد.

ولا يُفتح للموظف إلا طلب معلّق واحد لتغيير الراتب، وطلب معلّق واحد لتغيير الحساب البنكي.

في رديف

فصل الصلاحيات يحتاج شخصين. فإن لم يكن في منشأتك إلا شخص واحد، فلا تُخفِ ذلك: سجّله، وراجع ما نُفّذ بشخص واحد.

تبدأ كل شركة في رديف بوضع الاعتماد بشخصين. ولا تنتقل إلى وضع «المشغّل الواحد» إلا بشرطين معاً: أن يقلّ معتمِدوها عن اثنين، وأن يكون فريق رديف قد سجّل جاهزيتها. وما لم يجتمع الشرطان يُرفض الإجراء الذي يخالف شرط الشخص الثاني.

في الوضع الافتراضي يُرفض الإجراء الذي يخالف شرط الشخص الثاني. وفي وضع «المشغّل الواحد» يُنفَّذ، ويُسجَّل في سجل التدقيق أنه نُفّذ بشخص واحد مع القاعدة التي خالفها.

في رديف

إلغاء مبلغ معتمد يحتاج ضبطاً كاعتماده. فاجعل العكس طلباً مكتوب السبب، يعتمده شخص ثانٍ.

في رديف، يطلب عكسَ التصفية المعتمدة التي لم تُصرف بعد مستخدمٌ له صلاحية الإنهاء، ويكتب سببه. ويعتمده شخص ثانٍ مؤهل في شركة الموظف، ليس من طلبه ولا الموظف نفسه.

ويُسجَّل على التصفية من طلب العكس، ومن اعتمده، ومتى، ولماذا.

وإن لم يكن في الشركة شخص ثانٍ مؤهل وكانت في وضع «المشغّل الواحد»، يُنفَّذ العكس ويُسجَّل أنه بشخص واحد.

في رديف

لا يُشارَك حساب بين شخصين. فإن اشترك اثنان في حساب واحد فلا معنى لشرط الشخص الثاني.

في رديف لكل مستخدم دور يحدد صلاحياته.

ويشترط رديف التحقق الثنائي لخمسة أدوار إدارية، هي أدوار الاعتماد المالي. ويحفظ سجل تدقيق للإجراءات المالية.